VERBİS ve KVKK Uyum Süreci

02Eki
2020

VERBİS ve KVKK Uyum Süreci

6698 Sayılı Kişisel Veriler Korunması Kanunu ve buna bağlı mevzuat ile 50’den fazla çalışanı olan yada tamamlanan yılda 25 milyondan fazla aktif bilanço büyüklüğüne sahip şirketlerin Veri Sorumluları Sicili Bilgi Sistemi (VERBİS) kaydı zorunluluğu getirmiştir. Kanun 2016 yılında yürürlüğe girmiş olsa da uygulama ertelenmiş ve 30/09/2020 tarihinde belirttiğimiz şartları taşıyan şirketlerin VERBİS kaydı için son tarih dolmuştur.

VERBİS Kaydı Uzatıldı mı?

Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından belirlenen son tarih olan 30/09/2020 tarihi uzatılmadı. Ancak COVID-19 salgını nedeniyle şöyle bir duyuru yayınlamıştır:

COVID-19 ile mücadele kapsamında fiili, teknik ya da hukuki imkânsızlık nedeniyle bazı veri sorumlularının Sicile kayıt yükümlülüğünü yerine getiremediği göz önüne alınarak, Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğin 8 inci maddesi uyarınca ve Kanunun Geçici 1 inci maddesiyle Kurula verilmiş olan yetki çerçevesinde, Sicile kayıt yükümlülüğünü yerine getirmemiş olan veri sorumlularına bu durumun bir yazı ile bildirilmesi Kurulun 01.10.2020 tarihli ve 2020/760 sayılı kararı ile uygun bulunmuştur.

Söz konusu yazıyla Kurul tarafından kendilerine bildirilen süre içerisinde, ilgili veri sorumlularının Sicile kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeleri gerekmektedir.

Kurul tarafından yapılan duyuruya istinaden her ne kadar süre uzatılmadıysa da yükümlülüğü olan şirketlere yazılı bir bildirim yapılacağı anlaşılmaktadır.

VERBİS Kaydı Nasıl Yapılır?

KVKK’nın https://verbis.kvkk.gov.tr/ web adresine girdiğinizde Veri Sorumlusu Yönetici Girişi, Sicile Kayıt ve Sicil Sorgulama olmak üzere üç farklı alan görüntüleyeceksiniz. Kayıt başvurusu yapılmışsa veri sorumlusu yönetici girişinden sisteme girebilirsiniz. VERBİS kaydı henüz yapılmamışsa;

Sicile kayıttan önce veri sorumlusunun teyidi için başvuru formu doldurularak KVKK’ya gönderilmesi gerekmektedir. Veri sorumlusu başvurusunun Kurumum tarafından onaylanması sonrasında sisteme giriş için şifre tanımlanacaktır. Sisteme giriş yetkisi tanımlandıktan sonra irtibat kişisi atama, mevcut parola değiştirme, yapılan bildirimleri görüntüleme ve sicil kaydını silme işlemlerinin yapılabileceği ekranı görüntüleyeceksiniz.

VERBİS’e girilen verilerin kaç yıl saklandığı, hangi idari ve teknik tedbirlerle korunduğu da yine VERBİS’e bildirilecektir. En sık hata yapılan yerlerden biri bu kısımdır. Özellikle gerçekte var olmayan tedbirlerin VERBİS’e bildirilmesi ileride KVKK cezaları ile karşılaşmanıza sebep olabilecektir.

Veri envanterine ilişkin veriler sisteme girilip onayla ve gönder dendiği anda artık VERBİS’e bildirdiğiniz hususlarla kamu ile paylaşılarak aleni hale getirilmektedir.

VERBİS kaydı tek başına yeterli değildir. Önemle hatırlatırız ki kişisel verilerin korunması bir şirket politikası haline getirilmeli, elde edilen veriler bu husus gözetilerek alınmalı, bunları korumak, gerektiğinde imha etmek için tüm senaryolar önceden belirlenmiş olmalıdır. Detaylı bilgi için buraya tıklayarak VERBİS Kaydı Nasıl Yapılır? konulu yazımızı okuyabilirsiniz.

VERBİS Kaydı Kim Tarafından Yapılır?

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında VERBİS yükümlülüğü KVKK Uyum Süreci’nin yalnızca bir parçasıdır. Bu nedenle sadece VERBİS’e giriş yapmak yükümlülüklerin yerine getirildiği anlamına gelmeyecektir. Bu nedenle şirketlerde mali işlere bakan kişiler ile insan kaynakları sorumluları bu konuda çalışma yapmaya çalışsa da hem şahsi sorumluklarına hem de şirketin ceza ile karşılaşmasına sebep olurlar.

Bu nedenle VERBİS kaydı ile KVKK Uyum Süreci’nin kişisel verilerin korunması alanında uzman bir hukukçu yönetiminde şirketin tüm departmanlarının katılımıyla tamamlanan bir süreç olması büyük önem taşımaktadır.

VERBİS’e verileri şirket tarafından belirlenen irtibat kişisi e-devlet üzerinden giriş yaparak bildirecektir.

VERBİS Kaydı Olmamasının Yaptırımları Nedir?

Bu sürenin sonuna kadar VERBİS’e kayıt yaptırmayan kişiler ve şirketler aleyhine 1 milyona kadar idari para cezası ile;
Türk Ceza Kanunu 135 ve devam eden maddeleri  uyarınca
Kişisel verileri hukuka aykırı olarak kaydetmek suçundan 1-3 yıl hapis,
Verileri hukuka aykırı şekilde vermek veya ele geçirmek suçundan 2-4 yıl hapis,
Elde ettiği verileri yok etmemek suçundan 1-2 yıl hapis cezası ortaya çıkabilecektir.

İdari ve cezai yaptırımlarla karşı karşıya kalmamak için VERBİS kaydı ile şirketinizin KVKK uyum süreçlerinin tamamlanması önerilmektedir. VERBİS başvuruları ve KVKK uyum süreçleri ve eğitim çalışmaları için bu alandaki tecrübemiz ile size destek olmamızı isterseniz bizimle 0216 428 54 54 nolu telefondan irtibata geçebilirsiniz.

Av. Mesut KAVAK