VERBİS Kaydı Nasıl Yapılır?

21Haz
2020

VERBİS Kaydı Nasıl Yapılır?

6698 Sayılı Kişisel Veriler Korunması Kanunu ve buna bağlı mevzuat ile 50’den fazla çalışanı olan yada tamamlanan yılda 25 milyondan fazla aktif bilanço büyüklüğüne sahip şirketlerin Veri Sorumluları Sicili Bilgi Sistemi (VERBİS) kaydı zorunluluğu bulunmaktadır. Şirketlerin VERBİS kaydı yapılırken nelere dikkat edilmelidir? VERBİS kaydında sık yapılan hatalar nelerdir? gibi soruları bu yazımızda cevaplayacağız.

KVKK şirket için dönüşüm ve uyum sürecini yöneten kişilerin mutlaka hukukçu olması önerilmektedir. KVKK alanında uzman bir avukattan VERBİS kaydı, veri envanteri hazırlanması, şirket içi dönüşüm ve uyum süreçleri ile ilgili danışmanlık hizmeti almak ileride Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından düzenlenebilecek idari yaptırımlarla karşılaşmanızı engelleyecektir.

Şirket içi KVKK sürecinin ilk adımı şirketin idari yapısını, işleyiş sistemini ve bu sistemde işlediği verilerin tespiti olmalıdır. Bu tespitlerin ardından işlenmesi gerekli olmayan tüm veriler imha ettirilmeli, şirket kayıtlarından ve KVKK’ya konu olmaktan çıkarılmalıdır.

Elde kalan kişisel verilerin hangileri hangi departmanlar tarafından işlendiği belirlenmelidir.

VERBİS KAYDI NASIL YAPILIR?

KVKK’nın https://verbis.kvkk.gov.tr/ web adresine girdiğinizde Veri Sorumlusu Yönetici Girişi, Sicile Kayıt ve Sicil Sorgulama olmak üzere üç farklı alan görüntüleyeceksiniz. Kayıt başvurusu yapılmışsa veri sorumlusu yönetici girişinden sisteme girebilirsiniz. VERBİS kaydı henüz yapılmamışsa;

Sicile kayıttan önce veri sorumlusunun teyidi için başvuru formu doldurularak KVKK’ya gönderilmesi gerekmektedir. Veri sorumlusu başvurusunun Kurumum tarafından onaylanması sonrasında sisteme giriş için şifre tanımlanacaktır. Sisteme giriş yetkisi tanımlandıktan sonra irtibat kişisi atama, mevcut parola değiştirme, yapılan bildirimleri görüntüleme ve sicil kaydını silme işlemlerinin yapılabileceği aşağıda paylaştığımız ekranı görüntüleyeceksiniz:

Kaydı yapılacak şirketin kayıtlı elektronik posta adresi(KEP) adresi olması işlemleri hızlandıracaktır. Sistem üzerinden KVKK’ya kayıt talebi gönderilir ve kurumdan tarafından gerekli kontroller yapılarak sisteme giriş yetkisi tanımlanır. 

VERBİS’e kayıt yapıldıktan sonra irtibat kişisi atanmalıdır. İrtibat kişisi bir gerçek kişi olmalıdır. VERBİS İrtibat kişisi de e-devlet üzerinden sisteme giriş yapabilmektedir. İrtibat kişisi, veri girişlerinin doğru girileceğine dair taahhütnameyi kabul etmesi gerekmektedir. Akabinde kendi kişisel verilerini giriyor ve sistem açılıyor.

Dikkat edilmesi gereken hususlardan biri her gerçek kişi yalnızca bir veri sorumlusuna irtibat kişisi olabilmektedir. Sonrasında veri sorumlusu şirket tarafından işlenen veriler tek tek hangi amaçlarla işleniyorsa VERBİS sistemine kaydedilmelidir.

VERBİS’e girilen verilerin kaç yıl saklandığı, hangi idari ve teknik tedbirlerle korunduğu da yine VERBİS’e bildirilecektir. En sık hata yapılan yerlerden biri bu kısımdır. Özellikle gerçekte var olmayan tedbirlerin VERBİS’e bildirilmesi ileride KVKK cezaları ile karşılaşmanıza sebep olabilecektir.

Veri envanterine ilişkin veriler sisteme girilip onayla ve gönder dendiği anda artık VERBİS’e bildirdiğiniz hususlarla kamu ile paylaşılarak aleni hale getirilmektedir.

VERBİS kaydı tek başına yeterli değildir. Önemle hatırlatırız ki kişisel verilerin korunması bir şirket politikası haline getirilmeli, elde edilen veriler bu husus gözetilerek alınmalı, bunları korumak, gerektiğinde imha etmek için tüm senaryolar önceden belirlenmiş olmalıdır.

Şirketinizin cezai yaptırımlarla karşılaşmaması için KVKK uyum süreci ve VERBİS kaydı, alanında uzman bir KVKK Avukatı tarafından yönetilmelidir.

Av. Mesut KAVAK